24.09.2015 |  Markt

Prozessoptimierung im HR: Wie Interim-Manager Personalabteilungen dabei helfen, die Herausforderungen der Zukunft zu meistern

Interim-Manager sind heute zunehmend als Unternehmensberater und Spezialisten mit besonderem Know-how gefragt, weniger als "Lückenfüller" zur Abdeckung von Vakanzen oder vorübergehenden Engpässen. Dies gilt auch für Tätigkeiten auf Zeit im Bereich des Personalwesens. Hier können entsprechend qualifizierte Interim-Manager wichtige Beiträge zur Prozessoptimierung im HR-Management leisten.

Warum Prozessoptimierung im HR-Management?

Das Personalwesen bildet eine wichtige Schnittstelle, das - wie andere Unternehmensbereiche auch - gefordert ist, seinen Beitrag zur Wertschöpfung des Unternehmens zu erbringen. Dies geschieht durch die Bereitstellung von Informationen, Instrumenten und Unterstützungsleistungen für Unternehmensleitung, Management und Mitarbeiter, um die "Human Resources" bestmöglich einzusetzen und zur Entfaltung zu bringen. Dabei gilt auch für das Personalwesen das Gebot der Effizienz - der Herstellung eines optimalen Verhältnisses zwischen Nutzen und Aufwand. Dort, wo es an Effizienz mangelt, bleibt der Beitrag des Personalwesens zur Wertschöpfung zwangsläufig unter seinen Möglichkeiten. 

 

Ein wichtiger Verbesserungsansatz in diesem Zusammenhang ist die Prozessoptimierung im HR-Management. Dabei geht es darum, Vorgehensweisen und Handlungsabläufe, die im Bereich des Personalwesens immer wieder auftreten, zu standardisieren und als Regelprozesse zu implementieren. Damit zusammenhängende Aufgaben werden dann nach einem vorgegebenen Musterablauf erledigt, ohne jedes Mal erneut nach geeigneten Lösungswegen suchen zu müssen. Dadurch können Kosten spürbar gesenkt werden, die beteiligten Mitarbeiter gewinnen mehr Sicherheit bei ihrer Tätigkeit, Qualität und Professionalität der Personalarbeit lassen sich insgesamt erhöhen - das Personalwesen wird effizienter. Typische Beispiele für solche Prozesse sind Personalauswahlverfahren, Beurteilungen oder die Zeugniserstellung

Eine anspruchsvolle Aufgabe für Interim-Manager

Interim-Manager mit entsprechender Expertise besitzen hervorragende Voraussetzungen, um solche Prozesse zu entwickeln und in einem Unternehmen einzuführen. In der Regel können sie auf entsprechende Erfahrungen in anderen Firmen zurückblicken und diese als "Best-Practice-Beispiele" für ihre Aufgabe nutzen. Und obwohl kein Projekt dem anderen gleicht, bietet dieser "Blick über den Tellerrand" doch wichtige Anregungen für die Umsetzung. In diesem Sinne können Interim-Manager von außen Know-how einbringen, über das Mitarbeiter aus dem betreffenden Unternehmen selbst meist nicht verfügen. 

 

Prozessoptimierung im HR-Management ist ein anspruchsvolles Projekt, das systematisches Vorgehen und ausgeprägte analytische und organisatorische Fähigkeiten verlangt. Konkret geht es um folgende Schritte: 

  • Ist-Analyse: In diesem Schritt werden die bestehenden Kernprozesse aufgenommen und in einem Prozessogramm bzw. einer Prozesslandkarte abgebildet. Für die Aufnahme können Prozesssteckbriefe genutzt werden.
  • Dokumentation von Ist-Zustand und Soll-Entwicklung: Es sind Soll-Kernprozesse zu definieren und dem Ist-Zustand gegenüberzustellen.
  • Erstellung einer Prozessanalyse: Die zu entwickelnden bzw. anzupassenden Prozesse werden im Hinblick auf Schnittstellen, Dokumentation, mögliche Standardisierungen, nötige IT-Unterstützung und denkbare Varianten näher untersucht.
  • Durchführung der Prozessoptimierung: In diesem eigentlichen Optimierungsschritt geht es um die Eliminierung unnötiger Prozessschleifen, die Beseitigung hierarchischer Hürden, die IT-Abbildung und die Festlegung von Prozessverantwortlichkeiten;
  • Umsetzung, Kontrolle und Begleitung: In der Realisierungsphase müssen die optimierten Prozesse eingeführt, regelmäßig überprüft und ggf. nachgesteuert werden. 

 

Die Prozessoptimierung im HR-Management findet dabei nicht isoliert statt, sondern muss sich in die HR-Strategie sowie in die übergeordnete Unternehmensstrategie einfügen. Dies sicherzustellen und abzustimmen, ist eine weitere wichtige Herausforderung des Interim Managements.