23.01.2017 |  Markt

Beschaffungsdienstleister: Ihr Nutzen für den Einkauf

In einer sich immer schneller wandelnden Welt werden auch die wertschöpfenden Prozesse eines Unternehmens kontinuierlich angepasst; zuweilen auch komplett neu ausgerichtet. Ein Bereich, der permanent einem grundlegenden Wandel unterzogen ist, ist der Einkauf. Durch Globalisierung und Internationalisierung werden sowohl der Warenverkehr als auch die Dienstleistungsströme immer komplexer. Daher werden der Einkauf und Beschaffung immer mehr auf die strategische Agenda der Unternehmen gesetzt. Man denke nur an die Produktionsausfälle bei VW, die ein relativ kleiner, aber sehr unliebsamer Lieferant verursachte.

Bei der Weiterentwicklung bzw. der Neuausrichtung des Einkaufs geht es im Kern um folgende Teilaspekte:

  • Transparenz: Schlanke Einkaufsprozesse und hohe Datenqualität
  • Verzahnung: Optimierung der Schnittstellenfunktion und gezielte Verbesserung des Datenaustausches innerhalb des Unternehmens
  • Effizienz: Effizienter Einsatz von vorhandenen Ressourcen und Minimierung des manuellen Aufwands
  • Compliance: Einhaltung und Sicherstellung entsprechender Vorgaben und Richtlinien

Eine Studie der Wirtschaftsprüfungsgesellschaft PWC ergab, dass 81 Prozent der befragten Einkaufsleiter an Entscheidungen des gesamtunternehmensbezogenen Risikomanagement beteiligt sind, 75 Prozent spielten eine entscheidende Rolle bei Produktinnovationen. Nicht immer sind die entsprechenden fachlichen Qualifikationen im Team vorhanden, so dass sich Unternehmen an externe Dienstleister wenden können, um die Herausforderungen im Einkauf zu meistern.

Beschaffungsdiensleister kommen noch selten zum Einsatz

Um den zunehmenden Aufgaben und Anforderungen Rechnung zu tragen, können Beschaffungsdienstleister von den Einkaufsabteilungen hinzugezogen werden. Während der Mittelstand für andere Unternehmensbereiche, wie etwa das Personalmanagement immer öfter auf externe Ressourcen setzt, wird das sogenannte Business Process Outsourcing (BPO) im Einkauf noch relativ selten eingesetzt. Häufig besteht Ungewissheit darüber, was das BPO im Einzelnen leisten und wie es optimal eingesetzt wird. In solchen Fällen können spezialisierte Unternehmensberater bzw. Interim Manager mandatiert werden, um Unternehmen dabei zu beraten, den optimalen Grad des Outsourcing für sich zu definieren und einzuführen.

Einkaufsberatung durch Beschaffungsdienstleister

Beschaffungsdienstleister unterstützen Unternehmen bei der Konzeption strategischer Einkaufsprojekte sowie bei der Umsetzung. Sie helfen den Auftraggebern, Optimierungspotenziale zu identifizieren und die entsprechenden Maßnahmen für deren Erschließung umzusetzen.

Ein typisches Beispiel ist Digitalisierung der Bestellprozesse. Die Nutzung von elektronischen Einkaufssystemen (e-procurement) kann die Produktivität des Einkaufs signifikant erhöhen und den Aufwand bei unternehmensinternen Prozesspartnern drastisch verringern. Wer privat über eine Vielzahl von Endgeräten auf einfache Weise online shoppen kann, hat wenig Verständnis dafür, sich am Arbeitsplatz durch komplexe Eingabemasken zu wühlen, um eine Bestellung auszulösen. Zudem beschleunigt sich die Bestellabwicklung, manuelle Prozesse werden minimiert und Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten fokussieren.

Einsatz von Einkaufsdienstleistern

Einkaufsdienstleister kommen zum Einsatz, wenn zusätzliche Kapazitäten bzw. Expertise in der Beschaffung zeitweise benötigt werden, um spezifische Aufgaben / Projekte eigenverantwortlich zu übernehmen. Hierbei kann es sich um die Identifikation von neuen Bezugsquellen handeln, Fragen des „make or buy“ sowie die sowie die Einführung eines modernen Lieferanten- / Category-Management.

Externe IT-Experten

Durch den Einsatz moderner Procurement-Systeme können Unternehmen Kosten sparen, Prozesse standardisieren sowie die Produktivität erhöhen. Bei der Auswahl und Einführung entsprechender Technologie werden ebenfalls spezialisierte Beschaffungsdienstleister eingesetzt.

Gerade im Zuge der Digitalisierung setzen viele Unternehmen auf die Nutzung moderner Einkaufsplattformen, die den oben skizzierten Anforderungen genüge leisten. Die Industrie 4.0 zielt sogar auf Beschaffungsprozesse ab, die nahezu vollständig automatisiert ablaufen. Ein Beispiel für die erfolgreiche Einführung neuster Technologie im Bereich Einkauf bietet unsere Case Study zur SAP-Einführung bei einem Automotive-Zulieferer mit der Unterstützung eines bei uns akkreditierten Interim Managers.